IDRC ÉTUDE DE CAS
AVI-SPL contribue à rationaliser la gestion mondiale des espaces de travail grâce
au déploiement de Microsoft Places et Teams Panels.
Organisation
CENTRE DE RECHERCHE POUR LE DÉVELOPPEMENT INTERNATIONA (IDRC)
Emplacement
Ottawa, CA
Marche
Recherche et développemen
SOLUTION
Microsoft Places, panneaux Microsoft Teams
Le Centre de recherches pour le développement international (CRDI) aide les chercheurs des pays en développement à relever des défis urgents et à favoriser le progrès mondial. L’organisation avait besoin d’une méthode plus efficace pour gérer les horaires hybrides et les réservations de salles dans ses différents sites.
RÉSERVATIONS ANNULÉES ET UTILISATEURS FRUSTRÉS
Le système de gestion du lieu de travail de l’IDRC reposait sur des calendriers parallèles, ce qui causait des maux de tête quotidiens.
Les utilisateurs étaient confrontés à des réservations incohérentes, des informations erronées sur les salles et un manque de visibilité sur les espaces disponibles. Le système causait de fréquentes perturbations et une certaine confusion.
De plus, la plateforme nécessitait un accès de niveau administrateur pour supprimer les réunions obsolètes et ne disposait pas de plan des étages. Par conséquent, les utilisateurs avaient du mal à savoir quel équipement de collaboration se trouvait dans les salles de réunion, car les informations sur les salles étaient incohérentes d’un outil à l’autre.
Même les problèmes mineurs entraînaient des répercussions importantes.
« Si le panneau d’une salle de réunion tombait en panne, les utilisateurs ne pouvaient pas s’enregistrer », explique Paul Levasseur, responsable des opérations et du support numériques à l’IDRC. « La salle était automatiquement libérée après 15 minutes et quelqu’un d’autre pouvait la réserver. Nous étions vraiment impatients de revenir à l’écosystème Microsoft pour tout. »
Le service informatique s’est tourné vers les panneaux de contrôle Microsoft Places et Teams. Cependant, l’IDRC souhaitait faire appel à un partenaire pour configurer et lancer cette nouvelle solution.
MICROSOFT PLACES ET TEAMS : CARTOGRAPHIE ET DÉPLOIEMENT DES PANNEAUX
Microsoft a orienté le CRDI vers AVI-SPL afin de l’aider à personnaliser sa solution Microsoft Places et Teams et à guider la transition.
Conception
Les experts Microsoft Places d’AVI-SPL ont collaboré étroitement avec l’équipe informatique de l’IDRC pour:
- Établir une hiérarchie Microsoft Places
- Cré er et importer des plans d’étage et des images de salles
- Configurer les informations relatives à la salle, notamment sa taille, la disposition des sièges et l’équipement
« [L’équipe] s’est montrée très réactive et serviable tout au long du processus », a déclaré Anne Gadbois, analyste en infr astructure au CRDI. « L e fait de pouvoir travailler directement avec quelqu’un pendant le déploiement a fait toute la différence. »
L’infrastructure audiovisuelle et de communications unifiées du CRDI a utilisé Microsoft Teams Premium et Teams Rooms Pro.
Microsoft Teams Premium permet au CRDI d’utiliser Places Finder.
Places Finder améliore l’expérience utilisateur en présentant clairement la disponibilité des salles et des bureaux, aidant ainsi le personnel à trouver facilement les ressources dont il a besoin pour rester productif.
AVI-SPL a veillé à ce que toutes les données soient intégrées de manière précise et efficace dans l’environnement Places.
DÉPLOIEMENT
AVI-SPL a cartographié six bâtiments, huit plans d’étage et plus de 70 salles de réunion pour des sites situés au Canada, en Inde, au Sénégal, au Kenya, en Uruguay et en Jordanie.
Afin de garantir que les experts informatiques du CRDI puissent faire passer les employés à Microsoft Places en toute transparence, AVI-SPL a organisé des sessions de formation à distance pour les formateurs. La formation portait sur la configuration des salles, a mise à jour des phot os et des métadonnées, les modifications des plans d’étage et l’analyse de l’utilisation des salles.
Chaque session a donné à l’équipe informatique du CRDI les outils nécessaires pour former et aider les utilisateurs finaux en toute confiance.
« Nous ne sommes pas des experts en AutoCAD », a déclaré M. Levasseur. « AVI-SPL nous a proposé différentes options. Vous vous êtes occupés des mises à jour pour nous, vous nous avez fourni de la documentation sur les outils Microsoft ou vous nous avez orientés vers des fournisseurs de cartographie. Cette flexibilité nous a permis de réduire notre coût total de possession, tant aujourd’hui qu’à l’avenir. »
Dans le cadre du lancement plus large de Microsoft Places, AVI-SPL a installé des panneaux Microsoft Teams comme dispositifs de planification. Chaque panneau fournit des détails sur la salle et facilite l’enregistrement. L’équipe AVI-SPL a organisé des sessions de formation sur site pour aider le service informatique à valider le fonctionnement des panneaux et l’expérience d’enregistrement.
LE DÉPLOIEMENT DE MICROSOFT ASSURE LA COHÉRENCE ET LE CONTRÔLE
Microsoft Places et Teams Panels offrent au CRDI un moyen simple et fiable de planifier et de coordonner l’utilisation des salles de réunion.
« La fiabilité est incomparable », a déclaré M. Levasseur. « Même si un panneau tombe en panne, tout continue de fonctionner. Ce n’était pas le cas auparavant. »
Le processus de conception et de déploiement d’AVI-SPL a permis au CRDI de bénéficier d’une meilleure visibilité, d’une expérience de réservation de salles fluide et d’une expérience cohérente pour les employés, sans perturber les opérations quotidiennes.
« Votre équipe nous a aidés à mettre en oeuvre de manière transparente les panneaux Places et Teams dans toute l’organisation sans perturber les employés », ajoute Paul. « Dans l’ensemble, c’était formidable. »
Le CRDI prévoit désormais d’activer une nouvelle fonctionnalité d’enregistrement automatique basée sur le Wi- Fi Places, appelée « Auto-location Detection », et d’utiliser les données Microsoft Places pour prendre en charge les rapports de travail hybrides.
UNE PLATEFORME DE GESTION DU LIEU DE TRAVAIL PRÊTE À ÉVOLUER
AVI-SPL a aidé l’IDRC à mettre en place une plateforme de gestion du lieu de travail qui s’appuie sur les outils Microsoft utilisés par ses équipes, tels que Outlook, Exchange et Teams. Ce lancement offre à l’IDRC une plateforme conçue pour évoluer en tandem avec l’organisation.
Le résultat est un lieu de travail plus simple à naviguer, prêt pour l’IA, plus facile à gérer et adapté aux exigences du travail moderne.
Les employés peuvent rapidement trouver des salles de réunion disponibles où qu’ils se trouvent, sans craindre les doubles réservations ou les mauvaises surprises au niveau de l’équipement.
De plus, Microsoft Places fournit des informations précises sur les espaces et des analyses. Et l’ensemble du système reste synchronisé
Vous souhaitez savoir comment Microsoft Places pourrait aider votre équipe ? Écoutez notre podcast pour en savoir plus.
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