Étude de cas Truepoint
Organisation
Truepoint
Emplacement
Cincinatti, OH
Secteur
d’Entreprise
Solutions technologiques
Services professionnels
MISSION : CRÉER UNE EXPÉRIENCE CLIENT PERSONNALISÉE
Truepoint, société de gestion de patrimoine en pleine croissance, a entrepris de faire évoluer ses bureaux afin de mieux servir sa clientèle. Son ancien siège était devenu inadapté, notamment à cause de salles de réunion obsolètes. Lorsqu’une nouvelle opportunité immobilière s’est présentée – un espace vierge à aménager selon leurs besoins, toujours à Cincinnati – la direction a voulu créer un environnement propice aux échanges fluides entre les conseillers et leurs clients.
« Notre défi était de repenser la manière dont nous partageons les idées en interne et comment collaborer efficacement, y compris à distance, avec nos clients, » explique Steve Condon, président et associé chez Truepoint. « Notre ancien espace n’était tout simplement pas conçu pour cela. »
Spécialisée dans les services financiers personnalisés – gestion de placements, planification successorale et fiscale – Truepoint mise sur des relations humaines fortes. La nouvelle implantation devait donc favoriser ces interactions grâce à des outils technologiques modernes et intuitifs.
Ce type d’approche serait renforcé par des solutions technologiques favorisant un environnement collaboratif pour les personnes réunies dans le nouveau siège social et celles qui doivent participer à distance.
« Il était important pour nous que nos bureaux favorisent la collaboration quotidienne et les relations personnelles que nous établissons avec nos clients », explique M. Condon.
ACTION : CRÉER DES ESPACES DE COLLABORATION FIABLES ET SIMPLES À UTILISER
Dès le départ, Truepoint a mené une évaluation interne des technologies souhaitées et des cas d’usage probables pour ses équipes et sa clientèle. L’ancien bureau, réparti sur deux étages, souffrait d’un manque d’uniformité technologique. Le nouvel espace, situé sur un seul niveau, devait remédier à cette dispersion.
AVI-SPL a été choisi comme conseiller, intégrateur et partenaire stratégique. Son rôle : proposer et mettre en œuvre des solutions cohérentes avec les objectifs de Truepoint.
« Ce projet a visé à éliminer toute friction entre nos conseillers et nos clients lors des rencontres virtuelles, » affirme Brad Felix, spécialiste en technologies chez Truepoint. « AVI-SPL s’est distingué par une vision claire, centrée sur la simplicité et la cohérence des espaces de collaboration. »
Le choix de la plateforme de communications unifiées (UC) a été fondamental. Truepoint utilisait déjà Microsoft Teams et Zoom à l’échelle individuelle. Pour l’ensemble des nouvelles salles (de tailles et d’usages variés), Zoom a été retenu comme plateforme UC principale.
Truepoint avait déjà utilisé les outils logiciels Microsoft Teams et Zoom sur ordinateur. Pour le nouveau siège social, AVI-SPL et Truepoint ont convenu que Zoom serait la meilleure plateforme de communications unifiées pour créer des expériences de réunion dans différentes salles de tailles et de fonctions variées : espaces de type salon (pour des conversations détendues), salles de conférence traditionnelles et espaces de réunion avec les clients.
Une fois la décision prise d’opter pour Zoom, l’enthousiasme était grand quant aux possibilités offertes par Zoom Rooms pour répondre aux besoins de Truepoint. Grâce à ses fonctionnalités tout-en-un, Poly Trio a été choisi par les deux équipes comme élément central de la plupart des espaces, la solution qui serait utilisée pour lancer les Zoom Rooms.
« Le téléphone de conférence Trio combine bon nombre des différentes fonctionnalités que nous recherchions », explique Felix, qui apprécie particulièrement l’interface tactile intuitive et épurée, ainsi que les performances remarquables du haut-parleur, du microphone et des fonctions de contrôle.
Ces solutions sont complétées par des écrans Samsung fiables, qui affichent les participants à la vidéoconférence et les supports visuels.
Pour répondre aux besoins spécifiques des différents espaces, AVI-SPL a recommandé une combinaison de Poly Studio et de barres de son Crestron Flex. Poly Studio a été installé dans les espaces de style salon, tandis que Crestron Flex a trouvé sa place dans les espaces de conférence plus traditionnels, mais très flexibles.
Ensemble, ces solutions offrent une expérience qui soutient la mission de Truepoint, qui consiste à aider chaque client à atteindre ses objectifs uniques grâce à des équipes intégrées de spécialistes travaillant pour son compte.
« Nous sommes une jeune entreprise innovante qui ne ressemble pas au reste du secteur », explique M. Condon. « L’aménagement de l’espace reflète vraiment notre culture et la relation personnelle que nous entretenons avec nos clients. »
Bien que le délai de six mois imparti pour le projet représentait un défi pour toutes les parties concernées, AVI-SPL a aidé Truepoint à respecter ses délais et à obtenir les résultats escomptés.
« Ce qui m’a le plus impressionné chez AVI-SPL, c’est leur calme et leur sang-froid », explique Felix. « En cas de problème, ils le résolvaient immédiatement et apportaient les modifications nécessaires. Dans l’ensemble, ce fut une expérience formidable. »
IMPACT : UNE NOUVELLE ÉNERGIE DANS DES NOUVEAUX BUREAUX
Depuis l’emménagement, la productivité a considérablement augmenté. Le nouvel environnement, combiné aux solutions de collaboration, a créé un véritable élan au sein de l’équipe. La culture d’entreprise – axée sur l’innovation, la proximité et la personnalisation – est désormais pleinement soutenue par la technologie.
« Nos clients sont épatés. Ce n’est pas ce qu’ils attendent d’une firme de conseil financier. L’ambiance est chaleureuse, colorée, détendue — comme ce qu’ils aimeraient retrouver chez eux, » note Steve Condon.
Du côté des employés, l’accueil a été tout aussi enthousiaste
Être réunis sur un même étage et bénéficier d’outils de réservation et de réunion efficaces a transformé leur quotidien.
Grâce aux panneaux Crestron intégrés au calendrier Zoom Rooms, la réservation d’espaces se fait en quelques secondes.
« Les panneaux Crestron sont véritablement plug-and-play, » précise Mason. « Et Zoom Rooms est extrêmement facile à utiliser. »
Au sein des espaces collaboratifs de Truepoint, ses solutions standardisées s’intègrent parfaitement pour faciliter une interaction fluide avec les invités, où qu’ils se trouvent. Elles permettent aux employés d’organiser facilement des vidéoconférences avec leurs clients afin de partager des conseils, des documents et des présentations. Cette fonctionnalité a dynamisé une équipe déjà très engagée dans la mission de l’entreprise.
« Ce que je préfère dans les nouveaux bureaux, c’est l’énergie qui s’en dégage et le plaisir que les gens ont à y travailler », explique M. Condon. « Cela nous facilite la vie au quotidien. »
