Étude de cas : 7-Eleven

MISSION : LES OUTILS ADAPTÉS POUR UNE PERFORMANCE OPTIMALE

Dans le secteur du commerce de détail, l’adaptabilité aux besoins clients est essentielle. Cela nécessite des collaborateurs capables de communiquer rapidement et efficacement pour répondre à ces attentes. Pour le Centre de Soutien aux Magasins de 7-Eleven à Irving, Texas, l’objectif était clair : déployer des outils de collaboration performants pour maximiser l’efficacité du personnel

« Nous voulions offrir une expérience audiovisuelle qui impressionne dès le premier regard, avec des outils adaptés pour que chacun puisse pleinement accomplir ses missions », souligne JT Elliott, responsable des services AV chez 7-Eleven.

Avec ses 66 000 magasins dans le monde, 7-Eleven est une marque emblématique. Depuis son Centre de Soutien et ses plus de 30 bureaux régionaux aux États-Unis, l’entreprise conçoit des stratégies de marché innovantes et accompagne ses franchisés. Pour sa nouvelle infrastructure, elle a fait appel à AVI-SPL afin de concevoir et intégrer 100 salles de réunion.

« Nos collaborateurs consacrent beaucoup de temps à préparer leurs présentations. Ils ne devraient pas perdre de temps avec la mise en place technique. Ils ont besoin de salles agiles, simples à réserver, qui facilitent la prise de décision rapide et la collaboration fluide », conclut Elliott.

ACTION : CONSTRUIRE LA CONFIANCE, TRAVAILLER EN ÉQUIPE

L’implication d’AVI-SPL a débuté environ un an avant la fin des travaux, avec un processus de conception collaboratif réunissant plusieurs équipes de 7-Eleven, incluant l’architecture, l’immobilier, l’audiovisuel et l’informatique.

« Être intégrés dès le départ nous a permis de bâtir des relations solides et une confiance mutuelle avec toutes les parties prenantes », explique Austin Figueroa, vice-président des ventes chez AVI-SPL, basé à Dallas.

Figueroa et son équipe ont recueilli les idées des différentes unités d’affaires pour les simplifier et les consolider en systèmes aussi peu nombreux que possible, tout en respectant les préférences spécifiques de 7-Eleven.

« Chaque suggestion que je leur donnais était prise très au sérieux, et ils ont vraiment collaboré avec mon équipe pour configurer le bureau de manière à ce qu’il fonctionne parfaitement », témoigne Harvey Dewitt, responsable de marchés chez 7-Eleven.

Cette collaboration a donné naissance à des salles où le travail collaboratif est fluide, que ce soit entre collègues présents dans la même pièce ou avec des collaborateurs à distance partout en Amérique du Nord. Les concepteurs d’AVI-SPL ont standardisé l’installation sur trois types de salles (environ 100 au total) : Polycom, Skype for Business/Crestron RL2, et salles de réunion huddle contrôlées par Crestron.

« Que vous soyez dans une salle Polycom ou Skype, il suffit d’appuyer sur un bouton pour rejoindre la réunion », résume JT Elliott. « C’est rapide, simple et intuitif. »

Cette simplicité est renforcée par le fait que la plupart des employés utilisent le client Skype sur leur ordinateur portable. Ainsi, ils retrouvent la même interface familière sur le panneau tactile de la salle, ce qui facilite la prise en main, la connexion et le partage de contenu.

L’auditorium de 560 mètres carrés, modulable en trois espaces, est utilisé quotidiennement pour des projets comme le mixage son en direct, la visioconférence et la web conférence. Toutes les deux semaines, il accueille les réunions générales diffusées vers les sites satellites de 7-Eleven. Des caméras Vaddio au plafond et aux murs sont reliées au système vidéo Polycom et à l’infrastructure Skype for Business. Une trentaine de micros sans fil ClearOne, de différentes configurations (main, col de cygne, plafond), offrent une couverture audio étendue, complétés par plusieurs microphones Polycom.

« Nous avons constamment des réunions aux besoins variés, il faut donc une solution flexible », précise Elliott. « Les micros sans fil ClearOne nous offrent cette souplesse, on peut les placer où on veut dans la salle. »

Puisque 7-Eleven utilise NEC dans ses magasins, son intégration a été assurée sur l’ensemble du campus, y compris dans l’auditorium. Grâce à des contrôles RS-232, CEC et LAN, le personnel AV peut superviser et contrôler les écrans via la plateforme Crestron Fusion. Les vidéoprojecteurs Epson, dotés d’une haute luminosité, bénéficient également de la connectivité Crestron, essentielle pour les grandes salles et l’auditorium.

Avec un mix de ponts de connexion et de licences infonuagiques, Polycom alimente la visioconférence au Centre de Soutien 7-Eleven et dans plus de 30 sites corporatifs. Ses processeurs de signal numérique gèrent l’audio provenant des micros plafond dans les grandes salles intégrées ainsi que dans l’auditorium.

Trois murs vidéo Planar complètent l’équipement, dont un mur LED sans cadre dans l’auditorium et un autre dans le hall d’entrée, utilisé pour valoriser la marque 7-Eleven et parfois accueillir fournisseurs et visiteurs avec des messages personnalisés.

« Cela montre aux visiteurs à quel point nous les valorisons », affirme Elliott.

La relation entre AVI-SPL et 7-Eleven prospère grâce au respect mutuel entre les équipes, qui ont su s’unir autour d’un objectif commun.

« Ce qui m’a le plus marqué dans cette collaboration avec AVI-SPL, c’est la première réunion avec l’équipe commerciale », se souvient Elliott. « Ils ont tout de suite compris notre vision et n’ont pas hésité à nous dire ce qui ne fonctionnerait pas, ce qu’ils aimaient. On a vraiment senti qu’on entamait un vrai travail d’équipe. »

Lors du projet, un problème inattendu avec quelques connecteurs modulaires CAT-5 a mis en lumière le dévouement d’AVI-SPL envers l’excellence et le client.

« AVI-SPL est retourné dans toutes les salles déjà équipées pour remplacer chaque connecteur défectueux », souligne Elliott. « C’était un geste énorme pour nous, ça montrait qu’ils étaient vraiment à nos côtés. »

IMPACT : UN MEILLEUR SOUTIEN AUX ÉQUIPES SUR LE TERRAIN

Au centre de soutien de 7-Eleven à Irving, les employés peuvent désormais entrer dans une salle de réunion, connecter leur ordinateur portable et appuyer sur un seul bouton pour collaborer instantanément avec leurs collègues, qu’ils soient sur place ou à l’autre bout du pays.

Avant l’installation des nouvelles solutions, il pouvait falloir une demi-journée, voire plus, pour communiquer efficacement avec les équipes terrain. Aujourd’hui, les employés consultent le calendrier de leurs collègues, vérifient leur disponibilité, planifient une réunion Skype et partagent du contenu en temps réel.

« Cela nous permet d’être plus flexibles, mobiles et réactifs sur le terrain », explique Dewitt.

Pendant l’intégration des solutions par AVI-SPL, 7-Eleven a observé les premiers utilisateurs afin de comprendre leur expérience. Ces retours ont permis d’ajuster le système pour en améliorer l’ergonomie.

« AVI-SPL était à nos côtés, prêts à effectuer des modifications en temps réel », indique Elliott.

Les solutions de collaboration vidéo permettent de briser les silos organisationnels en favorisant une communication instantanée et des échanges en temps réel entre les départements et les équipes terrain. Depuis plus de 30 sites corporatifs, les responsables peuvent partager de la vidéo HD et des documents via le système de visioconférence Polycom. Grâce à Polycom RealConnect, les utilisateurs peuvent consulter leur calendrier, choisir un créneau, inviter les participants ainsi que les salles, et envoyer une seule invitation.

« Cela facilite énormément la collaboration inter-départements : nous pouvons planifier des réunions, partager du contenu, répondre rapidement aux besoins et identifier des pistes d’amélioration », poursuit Dewitt. « Il suffit d’entrer dans la salle, d’appuyer sur un bouton, et c’est prêt. »

Dewitt souligne également la qualité des échanges avec les présentateurs pendant les appels vidéo, ainsi que la haute résolution des documents partagés. Cette communication accrue avec les consultants terrain a permis de décharger l’équipe des opérations, qui dispose désormais de plus de temps pour soutenir les franchisés.
Ces résultats concrets et mesurables sont au cœur de la démarche d’AVI-SPL dans la conception et le déploiement de solutions technologiques adaptées.

« AVI-SPL a été bien plus qu’un intégrateur », conclut Elliott. « C’est devenu un véritable partenaire. Ils comprennent réellement notre vision d’entreprise. Nous n’aurions pas pu choisir un meilleur collaborateur : ils ont largement surpassé nos attentes. »