COMMENT UNE INSTITUTION FINANCIÈRE A TRANSFORMÉ LA COLLABORATION

MISSION :

Cette banque multinationale, l’un des groupes de services financiers les plus importants et respectés d’Europe, a été fondée il y a plus de 100 ans. Sa mission est restée constante à travers le temps : protéger et gérer les actifs et l’épargne de ses clients, financer leurs projets, sécuriser leurs transactions quotidiennes, tant personnelles que professionnelles, et leur offrir les meilleures solutions technologiques disponibles.

Dans le cadre de ce projet, la banque a centralisé environ 3 000 employés issus de trois bureaux londoniens vers un nouveau siège social situé à Canary Wharf — un quartier d’affaires emblématique de Londres et un centre financier d’envergure mondiale.

AVI-SPL a été mandatée pour équiper ce nouveau siège de solutions collaboratives performantes, favorisant les échanges internes et externes avec leurs partenaires et clients.

« L’objectif principal du projet était l’expérience utilisateur », explique James Gilham, chef de projet principal chez AVI-SPL. « Nous devions aider le client à offrir un environnement de travail à haute valeur ajoutée pour son personnel. »

ACTION :

Sur une période de plus d’un an, AVI-SPL UK a travaillé en étroite collaboration avec le cabinet de conseil macom Group et le client pour concevoir, intégrer et déployer les solutions audiovisuelles dans le nouveau bâtiment de Bank Street. À l’issue d’ateliers, de tests en salle pilote, et de nombreuses sessions de rétroaction, nous avons défini une solution centrée sur l’expérience utilisateur, en adéquation avec les exigences du client.

Le bâtiment comprend 150 salles de réunion destinées aux clients et aux collaborateurs. Chaque espace est équipé d’un écran Sharp NEC Display Solutions de la série C, et d’un système de conférence HP Slice basé sur Skype for Business. Grâce à cette interface intuitive, les utilisateurs peuvent lancer un appel, ajouter des participants et partager du contenu en toute simplicité.

Les salles intègrent également un sélecteur Crestron MD et un système de partage sans fil Pulse Origin, permettant aux participants de gérer dynamiquement les contenus affichés à l’écran, que ce soit depuis un appareil personnel ou via les connectiques disponibles.

Dans les espaces modulables répartis sur plusieurs étages, les configurations peuvent être adaptées facilement au type de réunion souhaité.

Au cinquième étage, deux grandes salles de conseil modulables disposent chacune de deux écrans 98″ Sharp NEC C-Series, offrant une qualité d’affichage optimale pour les visioconférences et présentations. Un système de caméras Cisco avec suivi automatique, synchronisé avec les micros, permet de focaliser l’image sur chaque intervenant. Un atout indispensable dans l’environnement de travail hybride actuel.

L’ensemble des systèmes (visioconférence, présentation, éclairage, stores) est contrôlable depuis deux interfaces tactiles Crestron TSW.

Les salles de réunion destinées aux clients bénéficient également de la même configuration haut de gamme, alliant flexibilité, performance et convivialité : écran Sharp NEC, système Cisco Webex, partage sans fil Pulse Origin, et sélecteur HDMI Crestron.

L’équipe Formation & Adoption d’AVI-SPL a joué un rôle essentiel dans la réussite de cette transition, accompagnant les 3 000 employés vers leur nouvel environnement de travail.

« Nous avons animé des ateliers afin d’adapter le programme d’adoption aux besoins spécifiques des utilisateurs », précise Emma Pieper, responsable marketing chez AVI-SPL UK.

Des salles pilotes ont servi à former des “ambassadeurs du changement”, qui ont ensuite relayé leurs connaissances auprès de leurs collègues.

Des capsules vidéo pédagogiques ont été créées pour préparer l’ensemble des employés aux nouvelles technologies et à leur futur environnement.

En trois mois, plus de 95 % des employés ont été formés sur la réservation des salles, la navigation dans les lieux, les outils de visioconférence, le partage sans fil, et les premières étapes d’assistance technique. Un formateur AVI-SPL est resté sur site pendant trois mois supplémentaires pour assurer une transition fluide.

Enfin, une bibliothèque de supports d’aide a été mise à disposition sur un microsite personnalisé, accessible à tout moment via codes QR présents dans chaque salle.

IMPACT :

Le nouveau siège social offre une vue spectaculaire sur la Tamise. Mais ce qui capte immédiatement l’attention des employés et des visiteurs à leur arrivée, c’est le mur vidéo Christie situé à la réception. Cet élément visuel fort répond à l’un des objectifs clés du client : capter l’attention dès l’entrée avec des messages de bienvenue, des mises à jour importantes à l’intention des employés, des actualités financières et des informations en temps réel.

Les retours du personnel sur le programme de formation et d’adoption ont été extrêmement positifs. Les utilisateurs se sont sentis pleinement préparés et en confiance pour intégrer leur nouveau lieu de travail. Le contenu de formation, les supports d’accompagnement ainsi que leur accessibilité ont été grandement appréciés. Ils ont également souligné la simplicité et l’intuitivité des systèmes, ce qui a permis une transition fluide, sans rupture significative dans leurs activités quotidiennes.

Cette transformation a été rendue possible grâce à la technologie évolutive, à des espaces de travail innovants et à une nouvelle culture du travail. AVI-SPL UK a contribué à cette réussite à travers la mise en place de solutions telles que :

• Cartographie des espaces
• Occupancy
• Réservation des espaces et optimisation
• Déverrouillage Automatique
• Orientation des espaces
• Recherche de collaborateurs
• Signalétique interactive (wayfinding)